2　文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務係長の許可を得たときは、この限りでない。

2　文書取扱主任は、各係の職員のうちから、当該係の係長が命ずる。

3　文書取扱主任は、その係の文書事務の取りまとめについて責めに任じ、文書が完結するまでの処理経過を明らかにしておかなければならない。

2　文書の記号は「知北」の次に主務係を表す略字(以下「係名の略字」という。)を用いるものとする。この場合において、秘密に属するものは、係名の略字の次に「秘」の字を加えるものとする。

3　文書の番号は、各記号ごとに会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書は、原則として当該事案の処理が完了するまでは、同一番号を付けるものとする。

4　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の記号及び番号については、それぞれ当該各号に定めるところにより処理するものとする。

2　職員が出張先等において受領した文書は、速やかに総務係に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到達した文書は、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務係に引き継がなければならない。

4　料金の未納又は不足の文書は、総務係長が必要と認めるものに限りその料金を支払い、収受することができる。

2　総務係において開封した文書に現金、小切手等の金券等が添えてあるときは、金券等配布簿(様式第3)に必要な事項を記載の上関係係の文書取扱主任に配布しなければならない。

2　前項本文に規定する文書のうち通貨、金券又は物品を添付したものにあっては、文書処理簿にその旨を朱記しておかなければならない。

3　第1項本文の規定にかかわらず、文書取扱主任は、年度内又は特定期間に相当量収受する同一件名の申請書等があるときは、係長の承認を得て文書処理簿に代えて受付簿を定め、これにより処理することができる。

4　文書取扱主任は、他係に配布すべきと認められる文書又は物品の配布を受けたときは、速やかに総務係に返付しなければならない。

2　係長は、文書の査閲後収受日付印の下部余白にその旨を明記し、自ら処理するものを除き、担当者に対し、直ちに処理するよう指示しなければならない。ただし、当該査閲をした文書(専決事項に属するものを除く。)が次の各号のいずれかに該当するときは、その上部余白に「一応供覧」の朱印を押して上司に閲覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

3　他係に関係のある文書の配布を受けたときは、処理に先立って関係係と協議しなければならない。

2　起案は、口語体並びに常用漢字及び現代仮名遣いを用い、文章は平明簡易に、字画は明りょうにしなければならない。

3　電報案は、特に簡明を旨とし、文案に振り仮名を付け、余白に総字数を記入しなければならない。

4　内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、文書取扱主任が、その旨を文書処理簿に記載した後、差出人に返付する。

2　秘密を要するものは、回議書の右上部余白に「秘」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。

3　施行を要する文書で特に施行の日を指定する必要があるものは、回議書の施行取扱上の注意の欄にその旨を明記しなければならない。

2　回議書の内容が他の係に関係を有するときは、関係係長に合議しなければならない。

3　回議又は合議を受けた者において、回議書の内容に異議があるときは、速やかに協議しなければならない。この場合において、協議が整ったときは起案者において訂正又は再起案をし、協議が整わないときは異議のある者において異議の要旨を記載した紙片を添付して回議書を返付するものとする。

4　前項後段の規定により回議書の返付を受けたときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

5　回議又は合議を受けた旨は、回議書の所定欄に署名し、又は押印することにより表示しなければならない。

6　回議書を訂正する場合においては、訂正者は、訂正箇所に記名し、又は押印しなければならない。ただし、軽易な訂正内容については、この限りでない。

7　決裁権者は、決裁を終わったときは、直ちに回議書を主務係の文書取扱主任を経て起案者に交付するものとする。

2　緊急を要する回議書で決裁権者以外の上司が不在の場合は、回議書の所定欄に不在の表示をして回議しなければならない。

3　前2項の場合において、決裁権者等の後閲を必要とするときは、回議書の所定欄に後閲の表示をし、決裁権者等の登庁後直ちに後閲を受けなければならない。

2　決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立って、これを関係係に回示しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、また同様とする。

3　再回を受けた文書は、直ちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ主務係に返付しなければならない。

4　他係に合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係係に通知しなければならない。

2　第13条の2、第14条の2、第15条、第16条第1項、第5項及び第7項並びに第16条の2の規定は、供覧文書について準用する。この場合において、第14条の2中「回議書は、知北平和公園組合決裁規程(昭和59年知北平和公園組合訓令第1号)に定める決裁区分に従い」とあるのは「供覧文書は」と、「決裁区分を」とあるのは「供覧区分を」と、第16条第1項中「起案者は、回議書」とあるのは「供覧文書の供覧を開始する職員は、供覧文書」と、「回議した後決裁権者の決裁を受けなければならない」とあるのは「供覧しなければならない」と、同条第7項中「決裁権者は、決裁を」とあるのは「最終供覧者は、供覧を」と、「回議書」とあるのは「供覧文書」と、「起案者」とあるのは「供覧文書の供覧を開始した職員」と読み替えるものとする。

2　浄書は、かい書体を用いる。

3　浄書は、原則として決裁の終った日に行わなければならない。

4　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては、施行の日とする。

2　電報は、頼信紙に電文その他必要な事項を記載し、主務係において発信の手続をしなければならない。

3　郵便又は運送便による物品は、こん包その他発送に適するように処理し、総務係に送付しなければならない。

2　一度完結した文書に係る事項について、再び処理を要することとなったときは、新たな記号及び番号を付けて処理するものとする。この場合において、文書処理簿の新旧両欄に、その旨を表示しなければならない。

2　秘密文書は、別冊としなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存年限は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

3　文書の保存年限は、別に定める基準に従い、文書の重要度等を考慮して決定しなければならない。

2　書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

2　保存期間の満了した文書であっても、主務係長から要求のあったときその他必要と認めるときは、更に期間を定めて保存しなければならない。

3　廃棄を決定した文書は、他に利用されるおそれのないような方法で処分しなければならない。

2　口頭申出による事案で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与え、所定の手続によらなければならない。

この訓令は、昭和59年7月1日から施行する。

この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年6月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の知北平和公園組合文書取扱規程第28条第1項第1号の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に起案し、又は供覧を開始する文書について適用し、施行日前に起案し、又は供覧を開始した文書については、なお従前の例による。

(保存年限の特例)

3　施行日前に起案し、又は供覧を開始した文書のうちその保存年限を永年に決定したもの(法令等に保存年限の定めのある文書を除く。)の保存年限は、前項の規定によりなお従前の例によることとされる改正前の知北平和公園組合文書取扱規程の規定にかかわらず、30年とする。

4　前項の規定により保存年限を30年とした文書のうち施行日前に文書の完結した日(施行を要する文書にあっては、当該施行の日。以下同じ。)の属する年度の翌年度の初日(暦年により編集する文書にあっては、当該文書の完結した日の属する年の翌年の初日)から起算して30年を経過したものの保存年限は、別に定めるものを除き、施行日の前日に満了する。

(委任)

5　前3項に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、管理者が定める。